Wie Sie den WhatsApp Chat Bot erstellen

Das Messenger Marketing gewinnt immer Fans, wenn es in Verbindung mit einem automatisierten Kommunikationsassistenten steht. Keine Sorge, einen Chatbot zu implementieren ist gar nicht kompliziert, wie es auf den ersten Blick erscheint. Es gibt zahlreiche Anbieter, die ohne Coding-Kenntnisse den WhatsApp Chatbot einfügen.

WhatsApp wichtig für Ihr Business nutzen

Was ist ein WhatsApp Chatbot?

Das Wort “Chatbot” setzt sich aus Chat und Robot zusammen. Gemeint ist ein Online Dialogsystem, das in Echtzeit arbeiten kann und die Anfragen auf Textbasis abarbeitet. Einige der Bots arbeiten schon mit Spracherkennung. Gerade über das Smartphone gehören die Chatbots heute zu den intelligenten und persönlichen Assistenten, die immer mehr Nutzer in Anspruch nehmen. Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, wie zum Beispiel der spielerische Zeitvertreib, Amusement, die Beantwortung von Fragen, programmierte Routinen, Internetrecherche oder die künstliche Intelligenz. In jedem Fall geht es darum, den Kunden an den Onlineshop oder das Unternehmen zu binden und mit ihm automatisch eine Verbindung aufzubauen.

Es handelt sich beim WhatsApp Chatbot um einen Kommunikationsassistenten. Mithilfe verschieden definierter Regeln und künstlicher Intelligenz ist es möglich, jetzt zu automatisieren und sich mit den Kunden und Interessenten per WhatsApp in Verbindung zu setzen. Das kann zu einer Verbesserung im Kundenservice führen ebenso wie zu einer Durchsetzung bestimmter Marketingzwecke.

Seit 2018 gibt es bei WhatsApp die WhatsApp Business App. Dieser neue Service macht es Unternehmen möglich, mit ihren Kunden per WhatsApp zu chatten. Wer mit einem Kunden kommunizieren möchte, muss sich mit ihm schreiben. Dafür fehlt den meisten die Zeit. Zudem ist es nicht empfehlenswert, wahllos per WhatsApp Angebote und Nachrichten zu versenden. Es handelt sich nicht um eine weitere Werbeplattform. Sie dient in erster Linie zur Kommunikationszwecken. Mit der Veröffentlichung der Apps haben viele Drittanbieter WhatsApp mit in ihr Portfolio der Chat-Bots mit aufgenommen. Wenige Kunden bekommen die komplette API. Die Umsetzung des Geschäftsassistenten verlangt nach der entsprechenden Software Lösung, um den WhatsApp Chat-Bot einzurichten.

Einsatzmöglichkeiten der WhatsApp Chatbots

Chatbots kennen vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Sie sind überall dort im Einsatz, wo es um die Kommunikation mit Menschen geht. Viele Unternehmen nutzen die Chatbots mittlerweile für ihre Internetseiten und Onlineshops, für den Support oder Instant Messaging Systeme. So ist es möglich, innerhalb kürzester Zeit alle eingehenden Anfragen der Kunden zu beantworten, neue Besuche im Onlineshop zu begrüßen und in einen erstmaligen Kontakt zu treten. Einfache Anliegen können Sie so entgegennehmen, ohne selbst persönlich aktiv zu werden. Wenn Bedarf besteht, ist der echte Kundenbetreuer zur Stelle und punktet mit einer individuellen Beratung, die sie ab sofort effektiv und mit minimalem personellen Aufwand einsetzen.

1. Schritt: Was sollte der WhatsApp Chatbot können?

Bevor es mit der Einrichtung des WhatsApp Chat-Bots losgehen kann, sollten Sie sich detailliert mit den eigenen Zielen auseinandersetzen. Konkrete Zielsetzungen sind entscheidend für ein bestimmtes Tool, das Sie später nutzen. Es macht einen Unterschied, für welches der Produkte Sie sich im Nachhinein entscheiden. Im direkten Vergleich zum Facebook Manager Messenger Bot ist der WhatsApp-Bot weniger komplexer. Noch wichtiger ist es, vorab die richtigen Strategien festzulegen.

Mit dem WhatsApp-Bot automatisieren Sie die Kommunikation mit den Kunden. Sie können den kompletten Kundenservice darüber abwickeln, Angebote versenden oder Reminder an den Kunden weitergeben. Vielleicht begleiten Sie den Kunden auch während des Einkaufs. Auf jeden Fall wird er WhatsApp-Bot Ihren Zeitaufwand deutlich minimieren, sodass Sie in die intensive und persönliche Kundenkommunikation investieren, ohne Ihre personellen Kapazitäten zu überlasten. Umfragen haben ergeben, dass Kunden damit keine Probleme haben, standardisierte Abläufe mit einem Computerprogramm zu klären. Sie benötigen nur bei individuellen Fragen einen persönlichen Ansprechpartner.

2. Schritt: Ein eigenes Business Profil

Wer professionell wirken möchte, benötigt auf WhatsApp ein Business Profil. Dafür laden Sie sich die WhatsApp Business App herunter. Noch bei der Registrierung können Sie sich für eine Unternehmensart in den Kategorien entscheiden. Sind alle Kontaktdaten korrekt eingetragen, geht es mit der Verifizierung des Kontos weiter. So können Sie ihr WhatsApp Profil bestätigen.

Für die individuellen Einstellungen steht Ihnen der Menüreiter Unternehmenstool zur Verfügung. Dort gibt es bereits vorgefertigte Nachrichten, wie zum Beispiel eine Abwesenheitsnotiz, eine Begrüßung oder eine schnelle Antwort. Diese Optionen werden den komplexen Anforderungen eines Chatbot zwar noch nicht gerecht, können aber die Kommunikation via Messenger unterstützen. Gerade kleinere Unternehmen suchen hier nach effizienten und unkomplizierten Lösungen.

3. Schritt: Zugang für die WhatsApp-Business-API

Möchten Sie den WhatsApp Chat-Bot und den Messenger später professionell verwenden, benötigen Sie dafür eine WhatsApp Business API. Beantragen Sie direkt über WhatsApp den Zugang oder nutzen Sie dafür einen externen Anbieter. Externe Anbieter machen diesen Schritt oftmals viel einfacher. Es gibt nämlich von WhatsApp eine API nur für sehr wenige Kunden zum aktuellen Zeitpunkt. Sobald Sie die API erfolgreich beantragt haben, können Sie ein Business Profil an eine Telefonnummer binden und mit dem Messenger starten.

4. Schritt: WhatsApp-Chatbot programmieren

Es ist einfacher, mit einem externen Anbieter den WhatsApp-Chatbot einzurichten. Nur wenn WhatsApp selbst Ihnen eine API gewährt, können Sie die Programmierung selbst vornehmen. Für die Sprach Assistenten gibt es diverse Software Lösungen, für die Sie keinerlei Programmierkenntnisse benötigen. Eine unkomplizierte und schnelle Einrichtung gelingt zum Beispiel mit:

• SnatchBot
• MessengerPeople
• Botsociety
• IOX
• Infobip

5. Schritt: Stichwörter und Nutzerfragen definieren

Endlich beginnen wir mit der konkreten Programmierung, in der es möglich ist, dass Reaktionsverhalten des Chatbots über WhatsApp direkt zu beeinflussen. Selbstverständlich stehen die Programmierungen immer in Verbindung mit dem Tool, das Sie nutzen. Es ergeben sich diverse Möglichkeiten. In einem ersten Schritt erstellen wir eine Willkommensnachricht. In dieser Nachricht stellt sich der Bot vor und stellt eine Einstiegsfrage, wie zum Beispiel “Hallo, schön dass du hier bist, wie kann ich dir helfen?” Der Kunde soll auf jeden Fall zu einer Art Reaktion und Kommunikation angeregt werden.

Die Anfragen werden in Intents in Kategorien geordnet. In diesem Bereich definieren Sie Kommandos und Stichwörter, die darauf folgen. Nur so erkennt der Chatbot wirklich, zu welcher Kategorie eine Frage gehört und welche Antwort er dazu präsentiert. In diesem Bereich können Sie festlegen, auf welche Fragen der Chatbot reagieren kann und auf welche nicht.

Lassen Sie die Gelegenheit nicht ungenutzt und verwenden Sie Emojis in den Texten. Sie lockern den Gesprächsfluss auf und geben dem Ganzen eine nahbare Wirkung. Verwenden Sie Links, Videos und Bilder. Auf diese Weise ist es möglich, den Kunden so eng wie möglich beim Kauf zu begleiten. In der Fachsprache ist vom Guided Buying die Rede. Bestenfalls folgt am Ende der Beratung einen Link, der das perfekte Produkt liefert.

Es kann regelmäßig vorkommen, dass der Jackpot nicht weiterweiß. Dann sollte für den Kunden die Möglichkeit geboten werden, unkompliziert und direkt mit einem Mitarbeiter Kontakt aufzunehmen. Der hybride Bot leite den Kunden im Zweifelsfall zu einem Servicemitarbeiter aus Fleisch und Blut weiter. Er erkennt automatisch, wenn das System die Frage nicht mehr beantworten kann. Es gibt noch eine alternative Möglichkeit, in dem der Bot Standardfragen klärt und diese dann an die Mitarbeiter weitergibt.

6. Schritt: Den Bot bekannt machen

Sie sind fertig mit der Vorbereitung und können den Chatbot nun mit WhatsApp verknüpfen. Erst dann ist der Unternehmer für den Kunden erreichbar. Es gibt einige Plattformen, mit deren Hilfe Sie automatisch den Chatbot in andere Kanäle und die Webseite integrieren, um ihn dann bekannter zu machen.

Es gibt Unternehmen, die sich besondere Mühe geben und für Ihren Chatbot eine eigene Identität kreieren. Es ist von der Botsanality in die Rede. Tests und Umfragen haben ergeben, dass Sie somit die Aufmerksamkeit deutlich erhöhen und den Service ist in den sozialen Plattformen und auf der eigenen Webseite bekannter machen. Geben Sie Ihrem Chatbot einen Namen und ein bestimmtes Aussehen, einen Charakter. Klar jeder Kunde weiß, dass er mit einem automatisierten Tool zu tun hat, dennoch fühlt er sich durch solch einen Chatbot mehr angesprochen.

7. Schritt: Der Chatbot Test

Sie sind noch nicht fertig, Sie müssen den Chatbot nun ausgiebig testen. Nutzen Sie dafür die WhatsApp App oder eine Web Anwendung. Nehmen Sie die Perspektive der Kunden ein und stellen Sie typische Fragen. Ohnehin sollten Sie regelmäßig den Chat zu testen, um immer wieder Schwachstellen aufzudecken und unaufhörlich diesen Service zu verbessern. An dieser Stelle dürfte deutlich werden, die Optimierung im Kundenservice ist nie an einem Ende angenommen. Bleiben Sie in Kontakt mit den Kunden und finden Sie heraus, was die Anforderungen der Interessenten und Kundenklientel ist.

Zusammenfassung

In den letzten Monaten und Jahren finden die Chat-Boards im Customer Support vieler Unternehmen großen Anklang. Mit einem professionellen WhatsApp Business Profil und einer perfekten Software Lösung, können Sie Ihren Service ganz einfach automatisieren. Sie müssen nichts weiter tun, als die passenden Kommandos und Regeln festzulegen. Dann können Sie auf Nummer sicher gehen, dass der Chatbot die richtigen Antworten parat hat.

Sie haben Fragen zu diesem Thema? Wir beraten Sie gerne.

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